一、先算清成本，别做亏本买卖
客户要样品，很多业务员第一反应是“免费送”，结果样品费+运费一单亏几百上千。正确的做法是先算清三笔账：样品成本（材料+人工+包装）、国内段运费（快递到港口或机场）、国际运费（按客户地址和重量估算）。只有算清楚，你才知道底线在哪。建议把样品分为三档：低值易耗品（如线缆、接头）、中等价值（如传感器、驱动器）、高价值（如减速机、控制器）。低值样品可免费，但运费到付；中高价值样品必须收样品费，运费可协商。
二、客户分级，不同客户不同政策
不是所有客户都值得免费送样。建议按意向度和潜力分级：
- A类客户：已明确采购计划、有具体项目、公司背景可查——样品费可免，运费我方承担或到付，当作前期投资。
- B类客户：有询价但项目不明确——收样品费，运费到付，承诺下单后返还样品费。
- C类客户：只索样无实质沟通、邮箱模糊——一律收样品费+运费，且不返还。
分级标准要写进团队话术，避免业务员凭感觉拍板。
三、谈判话术：把“收费”变成“承诺”
直接说“样品收费”容易让客户觉得你小气。更好的方式是绑定订单：“样品费50美元，运费到付。一旦您下正式订单，样品费全额抵扣货款。”这样既过滤了白嫖党，又给了客户一个下单理由。如果客户坚持免费，可以反问：“您能提供一下项目背景和预计采购量吗？我们评估后可以申请特殊支持。”把球踢回去，让客户先亮底牌。
四、运费怎么谈：到付 vs 预付
国际运费建议优先选到付（客户提供到付账号），避免我方垫付后客户拒收。如果客户没有到付账号，可报一个预估运费让客户确认，收到运费后再发货。注意：不要为了省事直接报“包邮”，高价值样品的运费可能比样品本身还贵。另外，样品发票上要注明“Sample, no commercial value”，但货值仍需如实申报，避免清关风险。
五、防坑提醒：这几种客户要警惕
- 要求免费样品+免费运费，但拒绝提供公司信息——大概率是套样品。
- 索要多种型号各一件，总价高但无明确项目——可能是同行摸底。
- 要求寄到住宅地址、收件人与公司名不符——注意诈骗风险。
建议所有样品发出前签一份简单的样品协议（邮件确认即可），写明样品费、运费承担方、下单返还条件，留好凭证。
六、样品费返还机制，锁住订单
样品费返还不是口头承诺，要写进PI（形式发票）或邮件里：“Sample fee USD 50 will be deducted from the first order payment.” 返还条件要清晰：订单金额门槛（如满1000美元）、返还方式（抵扣货款或退款）。这样客户为了拿回样品费，下单动力更强，你也锁住了一个潜在订单。
在萝卜易卖（Robotebuy.com）上可以找到国内多家优质供应商比价，样品采购成本透明，还能直接对接工厂拿样，省去中间环节的样品溢价——谈样品费和运费时，你的底牌更足。